Zdalne zawieranie umów

W dzisiejszych czasach przez internet można załatwić praktycznie wszystko. Zwłaszcza w obecnej sytuacji związanej z wciąż panującym zagrożeniem zarażenia w związku z pandemią, zdalne zawieranie umów pozostaje udogodnieniem, z którego warto korzystać.

Najważniejsze w zawieraniu umowy jest złożenie zgodnego oświadczenia woli, a więc wyrażenie zgody każdej ze stron na warunki umowy. Zgodnie z art. 60 Kodeksu cywilnego - z zastrzeżeniem wyjątków przewidzianych w ustawie, wola osoby dokonującej czynności prawnej może być wyrażona przez każde zachowanie się tej osoby, które ujawnia jej wolę w sposób dostateczny, w tym również przez ujawnienie tej woli w postaci elektronicznej. Powstaje w tej sytuacji pytanie czy w celu zawarcia umowy wystarczać będzie wymiana e-maili bądź elektroniczne przekazanie podpisanych dokumentów?

Podstawową zasadą w zakresie zawierania umów jest zasada swobody umów, zapisana w art. 353 Kodeksu cywilnego. Jednym z elementów wskazanej zasady jest swoboda w wyborze formy zawarcia umowy. Strony mogą więc, tam gdzie nie zakazuje tego ustawa - wyrazić swoją wolę w sposób dowolny, o ile ta wola została wyrażona w sposób dostateczny. Możliwe jest, więc zawieranie umowy w postaci ustnej, jak i elektronicznej. Zawieranie umowy w formie pisemnej stanowi jednak pewien standard i udogodnienie, w razie zaistnienia późniejszych potrzeb dowodowych. Ustawodawca wprowadził jednak pewne ograniczenia, co do formy zawierania niektórych z umów. Niezachowanie odpowiednich form w określonych przypadkach, skutkuje bezwzględną nieważnością umowy tzn. dana czynność prawna jest traktowana tak, jak gdyby nigdy nie doszło do jej dokonania.

Kodeks cywilny przewiduje w swojej części ogólnej sześć szczególnych form czynności prawnych: forma aktu notarialnego, forma z podpisami notarialnie poświadczonymi, forma elektroniczna, forma dokumentowa, forma pisemna oraz forma pisemna z datą pewną. Dla zdalnego zawierania umów największe znaczenie będą miały formy: elektroniczna, pisemna i dokumentowa.

Pojawienie się w polskim systemie prawnym formy elektronicznie kwalifikowanej jest wynikiem dynamicznie rozwijających się nowoczesnych technik zdalnego porozumiewania się i podpisywania umów na odległość. Obecnie, zgodnie z art. 78 Kodeksu cywilnego do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie jej kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Nie każdy podpis elektroniczny pozwala jednak na złożenie oświadczenia woli w formie elektronicznej. Kwalifikowany podpis elektroniczny oznacza zaawansowany podpis elektroniczny, który jest składany za pomocą odpowiedniego urządzenia do jego składania i który opiera się na stosownym certyfikacie. Podpisanie umowy w formie elektronicznej jest równoważne w skutkach z zawarciem umowy w formie pisemnej.

W przypadku formy pisemnej, zgodnie z obowiązującymi przepisami Kodeksu cywilnego, dla jej zachowania - wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Podpis pozostaje konstytutywnym elementem dokumentu - bez złożenia podpisu nie zostaje zachowana forma pisemna oświadczenia woli. Co do zasady, wystarczającym jest podpisanie własnego egzemplarza, jednak wymiana oryginalnie podpisanych egzemplarzy ma istotne znaczenie dowodowe.

Do zachowania dokumentowej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej dane oświadczenie. Zgodnie z art. 77 Kodeksu cywilnego, dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jego treścią. Oświadczeniami złożonymi w formie dokumentowej będą, więc wiadomości wymienione za pośrednictwem poczty e-mail czy innych komunikatorów, dokumenty podpisane Profilem Zaufanym, ale także dokumenty opatrzone niewłasnoręcznym podpisem czy też niekwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Dla ustalenia czy daną umowę można podpisać zdalnie, niezbędnym będzie udzielenie odpowiedzi na pytanie czy dla danego typu umowy wymagana jest zgodnie z przepisami forma szczególna czynności prawnej i jeśli tak to jakie wymagania ze sobą wiąże. Skuteczność zawartej umowy należy oceniać mając na uwadze obowiązujące zasady ogólne, ale też specyfikę konkretnej umowy.

Artykuł został przygotowany przez Kancelarię Adwokacką Arkadiusz Jaskuła, która zajmuje się obsługa prawną firm, świadcząc usługi również dla SOTE i naszych klientów: www.adwokat-jaskula.pl

Powiązane strony

• Regulamin sklepu internetowego
• Regulamin sklepu internetowego - wersja angielska